Primena globalne sinhronizacije podataka u oblasti zdravstva

mr Aleksandra Ćirić

Viši stručni saradnik u GS1 Srbija

Nepouzdano i neefikasno upravljanje podacima u lancu snabdevanja zdravstvenog sektora utiče na sigurnost pacijenata i za posledicu ima povećanje troškova proizvodnje, distribucije i pružanja zdravstvenih usluga.

GS1 Globalna mreža za sinhronizaciju podataka (GDSN) smanjuje greške nastale u podacima tako što eliminiše čovekovu intervenciju i potrebu održavanja većeg broja kataloga.

Primena standardizovane globalne sinhronizacije podataka kroz GDSN, pokazala je značaj postojeće infrastrukture i standarda, i što je još važnije, korist od primene i kod trgovca i kod prooizvođača. 

Zdravstveni sektor takođe može imati koristi od Globalne mreže za sinhronizaciju podataka.

Šta je GDSN?

Globalna mreža za sinhronizaciju podataka (GDSN) je koncept uspostavljen u saradnji sa proizvođačima i trgovcima i predstavlja mrežu sertifikovanih pulova podataka i Globalnog registra (GS1 Globalni registar) između kojih se vrši razmena informacija.

GDSN sertifikovani pulovi podataka služe kao elektronski katalozi za informacije o proizvodima i lokacijama, a na osnovu upotrebe identifikacionih ključeva (Globalnog broja trgovinske jedinice - GTIN i Globalnog lokacijskog broja - GLN). Elektronski katalozi obezbeđuju korisnicima centralno mesto za čuvanje i upravljanje informacijama u lancu snabdevanja koje su potrebne za rad njihovih sistema i operacija. Elektronski katalozi obezbeđuju jednu tačku pristupa GDSN i Globalnom registru.

Elektronski katalozi takođe obezbeđuju poverljivost korisničkih informacija, pravilno definisanje i formatiranje svih informacija i upravljaju komunikacijom između partnera. Elektronski katalog može biti pri GS1 nacionalnoj organizaciji ili pri nekom od provajdera.

Globalni registar služi kao „informativni direktorijum“ u mreži tako što identifikuje gde se drže informacije i omogućava jedinstveno registrovanje artikala i partnera. U GS1 Globalnom registru se nalazi informacija o lokaciji elektronskog kataloga svakog pojedinačnog GTIN i GLN u GDSN. Na taj način GDSN zna gde se može pronaći informacija o GTIN i GLN. 

GDSN je pokrenut 2004. godine, a broj učesnika je povećan sa 200, u 2005. godini na 17.000, u avgustu 2008., uključujući vodeće kompanije iz sektora maloprodaje poput Ahold, Carrefour, Metro, Wal-Mart i Wegmans i vodeće kompanije proizvođače kao što su 3M, Coca-Cola, Johnson & Johnson, P & G i Unilever.

U GS1 Globalnom registru registrovano je više od 3 miliona GTIN (oktobar 2008.). Trenutno postoji 23 sertifikovana GDSN pula podataka koji podržavaju globalnu sinhronizaciju podataka u više od 50 zemalja širom sveta.

U vezi sa GDSN, urađeno je nekoliko studija koje su izmerile korist za sve partnere.

Za maloprodavce, na primer, postupak naručivanja i poslovi administracije efikasniji su za 50%; slučajevi ne prihvatanja kupona kod izlaznog čekiranja smanjeni su za 40%; olakšano je upravljanje podacima za 30%, dostupnost proizvoda je poboljšana,tj.slučajevi kada proizvod nedostaje na zalihama smanjeni su sa 8% na 3%.

Za proizvođače, na primer, vreme koje je potrebno da se proizvod nađe na polici smanjeno je u proseku za 2 do šest nedelja; postupak naručivanja i poslovi administracije efikasniji su za 67%; problemi u vezi sa podacima o proizvodu u procesu prodaje, smanjeni su u proseku sa 25% na 55%.

Kako funkcioniše GDSN?

GS1 identifikacioni ključevi (Globalni broj trgovinske jedinice - GTIN i Globalni lokacijski broj - GLN) predstavljaju osnovu za identifikaciju proizvoda i učesnika u GDSN.

GDSN sadrži  24 obavezna atributa za proizvode koji se moraju definisati prilikom registracije u GS1 Globalnom registru. Deset obaveznih atributa imaju vrednost DA/NE, a ostali su u vezi sa statusom proizvoda, datumima ili su automatski generisani.

Ostali standardni atributi proizvoda su po izboru partnera. U svakoj oblasti se takođe mogu definisati atributi koji su obavezni ili opcioni na bazi specifičnosti poslovnih zahteva unutar te oblasti.

GDSN radni tim za zdravstvo definisao je 228 zahteva za unos podataka koji su podržani trenutnim GDSN standardom. Dok se radi na dodatnim standardima za GDSN, osnovni zahtevi za unos podataka moraju da zadovolje postojeće atribute.

 Skladištenje informacija

Kada se identifikatori i atributi jednom definišu, proizvođači „skladište“ svoje identifikatore (GTIN i GLN) sa odgovarajućom informacijom u sertifikovani elektronski katalog (prikupljanje podataka). Elektronski katalog proverava sve informacije kako bi iste bile ispravno definisane i formatizovane (tzv. validacija), zatim registruje odgovarajući GTIN i GLN u GS1 Globalni registar (tzv. registracija).

Pružanje informacija

GDSN obezbeđuje kontrolisani sistem poruka za učesnike koji razmenjuje informacije o proizvodima; GDSN sertifikovani elektronski katalozi obezbeđuju poverljivost informacija dobijenih od proizvođača. Kroz elektronske kataloge, primaoci informacija šalju „nalog za pretplatu“ da bi primili informaciju od proizvođača, a koju je odobrio proizvođač. Primalac podatka šalje potvrdu proizvođaču o prijemu iste.

GDSN sertifikovani elektronski kazalozi upravljaju pretplatama svojih korisnika i procesom razmene informacija između svakog pojedinog elektronskog kataloga upotrebom Globalnog registra radi dobijanja informacije o lokaciji svakog elektronskog kataloga.

Projekti GDSN i mogućnosti primene u oblasti zdravstva

Nacionalni GDSN projekti u SAD i Australiji već su demonstrirali da GDSN može zadovoljiti minimalne kriterijume neophodne u oblasti zdravstva na nacionalnom nivou. Da bi se obezbedila laka primena GDSN van nacionalnih granica, GS1 Healthcare je napravio pilot projekat na globalnom nivou. Inače, GS1 Healthcare je globalna, na dobrovoljnoj bazi osnovana radna grupa koja okuplja učesnike iz zdravstvenog sektora s ciljem da primeni globalne standarde u lancu snabdevanja u oblasti zdravstva. GDSN Healthcare radni tim radi na standardima koji će zdravstvenoj industriji omogućiti rad u GDSN.

U pilot projektu koji je postavljen u Australiji, na primer, među učesnicima razmenjeno je više od 2500 GTIN. Projekat je jasno demonstrirao infrastrukturu za razmenu podataka između elektronskih kataloga van nacionalnih granica i omogućio sinhronizaciju duž celog lanca snabdevanja (proizvođač, distributer, bolnica). Učesnici projekta uočili su manje izmene na tržištu SAD u odnosu na međunarodno, ukazujući da se rešenja mogu prenositi i proširivati.

Drugi važan zaključak je da postoji potreba da se na globalnom nivou postigne saglasnost oko korišćenja atributa. Primena je lakša kada postoji usaglašenost o obaveznim atributima za jedinice iz oblasti zdravstva.

Postoje mnogi sistemi u zdravstvenim kompanijama koji koriste i oslanjaju se na informacije o proizvodima i partnerima. Iako postoji mnogo sistema koji koriste iste informacije o proizvodima i učesnicima, ne postoji centralna baza podataka koja „skladišti“ sve te informacije i obezbeđuje njihovu tačnost i ažurnost.

Umesto toga, svaki sistem koristi svoje sopstvene baze podataka. Kao rezultat toga, ne postoji metoda koja će da obezbedi da informacije o proizvodima i partnerima koje se koriste u jednom sistemu budu iste kao informacije koje se koriste u drugom. Kad god proizvođač ažurira ili menja neki svoj proizvod ili informaciju o lokacijskom broju, svi različiti sistemi i baze podataka se oslanjaju na to da se informacija mora ažurirati pojedinačno. Na žalost, takav pristup upravljanju podacima je nepouzdan, stvara dodatne troškove  i utiče na sigurnost pacijanata. Upotreba netačnih informacija u lancu snabdevanja košta zdravstveni sektor milijarde na godišnjem nivou.

Razmotrimo sledeće podatke u SAD:

• Lanac snabdevanja u oblasti zdravstva potroši 24 - 30 % vremena u administrativnim poslovima na raščišćavanju podataka i ispravljanju grešaka - što zdravstveni sektor košta  2 - 5 $ milijardi godišnje.
• Iako se informacije o bolničkim proizvodima konstantno ažuriraju, sistemi kod 30 % partnera su netačni. Kao rezultat imamo da se mnogi kupci „snabdevaju“ zastarelim informacijama – ispravka svake pogrešno poslate informacije košta  60 – 80 $.
• 60% svih generisanih faktura u lancu snabdevanja u oblasti zdravstva ima grešku - svaka ispravka greške košta od 40 - 400
• Pogrešni podaci povećavaju troškove u lancu snabdevanja za 3 -5 %.

Studija o lancu snabdevanja u farmaciji, koja je izvedena u Australiji 2007. godine dala je poređenje između podataka koje su imali proizvođači sa podacima u bolničkom farmaceutskom sistemu. Podaci proizvođača uzeti su iz Nacionalnog kataloga proizvoda. Poređenje je urađeno na ukupno 384 artikala. Samo 97 njih (ili 25%) je postojalo u bolničko farmaceutskom sistemu. Od tih 97, daljom analizom ključnih atributa, pokazano je da postoje značajne razlike između podataka koje su imali proizvođači u svom sistemu i podataka koji su bili dostupni u bolničkim farmaceutskim aplikacijama. Neke razlike su bile posebno interesantne, na primer, laksativ, kod proizvođača, bio je klasifikovan kao multivitamin u bolničko farmaceutskom sistemu. U drugom primeru, podaci proizvođača ukazivali su da je određena jedinica bila pojedinačni komad, dok je ta ista jedinica u bolničko farmaceutskoj aplikaciji bila predstavljena kao pakovanje od 18 komada. Ovi rezultati ističu da zaposleni u  farmaciji koji rade u nabavci, donose odluke bez kompletnih i tačnih informacija i stvaraju velike troškove za oba partnera.

S druge strane, odeljenje za zdravstvo pri vladi Australije procenilo je da trošak katalogizacije nove jedinice u bolničkom sistemu iznosi 47 AUS$. Prema tome, standardan bolnički sistem u Australiji, koji sadrži u proseku 10.000 jedinica, koštao bi 470.000 AUS$ i uzeo više od 10.000 radnih časova (jedna osoba puno radno vreme sledećih 5 godina) za popunjavanje osnovnih podataka, isključujući vreme koje je potrebno za održavanje sistema. Procenjeno je da 24 % vremena za vođenje bolničke administracije u nabavci se potroši na raščišćavanje podataka i ispravljanje grešaka.

Proizvođači takođe investiraju mnogo vremena u raščišćavanje podataka, ispravljanje grešaka i poravnanja primljenih narudžbenica koje imaju neispravne informacije, pogrešne identifikatore i opise ili čak zastarele proizvode. Jedan proizvođač je procenio da 47 % cenovnih grešaka u narudžbenicama nastaje iz grešaka javnih bolničkih podataka, a koje ih koštaju  40.000 AUS$ godišnje. Slično tome, 50 % svih grešaka u podacima (jedinična identifikacija i jedinična mera), takođe nastaju iz grešaka bolničkih sistema, a koštaju ih dodatnih 50.000 AUS$ godišnje.

Prema tome, kao što smo konstatovali na početku ovog izlaganja, nepouzdano i neefikasno upravljanje podacima u lancu snabdevanja zdravstvenog sektora utiče pre svega, na sigurnost pacijenata, a zatim dovodi do povećanja troškova u radu proizvođača, distributera i pružalaca zdravstvenih usluga.